09-02-2017 17:10

Видеосвязь: новый уровень деловых переговоров

Видеоконференцсвязь сегодня является наиболее актуальным инструментом общения для бизнеса. В этом я убедился на собственном опыте и хочу поделиться с вами своими знаниями.

Меня зовут Сергей. Я проджект-менеджер одной крупной IT-компании. В процессе работы возникает большое количество моментов, когда нужно уточнять, обсуждать мелочи и, чтобы не тыкать пальцем в небо, общаться с клиентом и выуживать из него то, что он ожидает от проекта, в форме связанных предложений.

Потому в какой-то момент мы пришли к выводу, что пора искать пути общения помимо e-mail переписок. Слова, сложенные в некие предложения, описывающие эмоциональные порывы клиента, – это замечательно, но как часто люди, особенно с аналитическим складом ума, не способны выразить, «к чему душа стремится». 

Мы осознали, что нужно выходить на новый уровень общения с сотрудниками и клиентами, и перед нами встала задача: как начать взаимодействовать более эффективно, при этом оптимизировав временные и денежные затраты.

По поводу времени, которое тратится на переезды-перелеты, денег на командировочные расходы (а это, не секрет, все еще один из самых важных факторов в бизнесе) и нервов на первое и второе, можно рассказывать очень долго. У каждого человека найдутся истории, вызывающие досаду и чувство разочарования. Эти моменты, безусловно, важны, но более существенным для нас аргументом в пользу инсталляции видеоконференцсвязи стал тот неопровержимый факт, что вовремя принятое решение может стать для компании новым финансовым прорывом. Идеи, приходящие «на лету» зачастую становятся инновационными и вдохновляют на самые дерзкие проекты. А сэкономленное время способно изменить к лучшему баланс работы и личной жизни ее сотрудников.

Еще одним важным моментом для нас было то, что профессиональная видеосвязь дает возможность вместе, единой командой в интерактивном режиме обсуждать различные вопросы и визуализировать объекты (документы, объекты, изделия, дизайнерские решения, адаптивность механизмов и т.д.) - решать проблемы любой сложности.

Важное преимущество системной работы - рост динамики встреч, оптимизация процессов управления. Сам бизнес становится более гибким. Этого как раз мы и добивались. Доверительные отношения с партнерами переходят на более теплый уровень, время сухих переговоров давно позади. Вспомните Лигу плюща: ее участники – люди, которые вживую общались друг с другом, жили в колледжах, сумели установить эмоциональную связь и научились доверять партнерам.

Если вы когда-нибудь интересовались, какими семимильными шагами развиваются современные технологии, то должны уже знать международную аналитическую компанию Forrester Research. В ней как раз очень много внимания уделяют вопросу, как современные технологии влияют на бизнес.

Есть исследование этой компании о том, что в процессе общения и обмена информацией само содержание слов несет в себе только 7 процентов от всего объема, 38 процентов мы получаем, слыша интонации нашего собеседника, и до 55 процентов от всего объема информации несут мимика и жесты собеседника.

Вот он ключ – невербальное общение. Запись можно просматривать и после встречи, анализировать, ловить крошечные сигналы, и хватит времени найти то, что не уловил глаз сразу. Все моменты встреч становятся фактически документами.

Именно это – живое, настоящее, качественное, а значит продуктивное общение – дают видеоконференции. Бесспорно, они вне конкуренции.

В современном мире области применения видеоконференцсвязи неограничены - наука и образование, медицина (особенно впечатляют трансляции операций), социальный сектор, государственные и производственные структуры, реклама, сфера услуг, фонды и страховые компании и так далее. Нет ни одной сферы, где бы видеоконференцсвязь не смогла открыть новые возможности. Двусторонняя связь – это не просто наблюдение, как через вебкамеру, это полноценное, продуктивное общение.

Но есть важный момент, который может поставить вам подножку.

Это использование непрофессионального программного обеспечения. Skype, Google Hangouts, NetMeeting, OpenH323 или им подобные программы с низким качеством видеоизображения и звука вполне подходят для индивидуального пользования и если ценность информации, которой предполагается обмениваться, не представляет интереса для третьих лиц. Да-да, третьих лиц. И они никогда не позволят эффективно проводить деловые переговоры, не дадут гарантии конфиденциальности. Если вы все еще не слышали про промышленный шпионаж, тогда для вас открывается целый мир нечестного бизнеса! Но речь сейчас не об этом.

Вспоминается прочитанное где-то сравнение видеозвонков в каком угодно мессенджере и современной конференцсвязи с просмотром видео дома и походом в кинотеатр. Дома большая диагональ, хороший звук, но они ни в какое сравнение не идут со стереэффектами и звуком, буквально окунающими в происходящее на огромном экране.

Вот такой уровень дают аппаратные ВКС. Конечно, все зависит от поставленных задач и необходимого уровня безопасности. Но важно помнить, что ВКС с изображением FULL HD – единственное, что может заменить личные встречи.

Покупка оборудования, которое позволит проводить видеоконференции всегда по последнему слову техники – занятие весьма дорогостоящее. Стоит прежде всего понять: как скоро это вложение оправдает себя по сравнению с поездками, к примеру в Стокгольм? Оцените по такому критерию: стоимость перелета, затраты на проживание в гостинице (а тут, как ни крути, важно место, место и еще раз место), перемещение, во сколько обойдется внимание к партнерам (даже Parker на память чего-то да стоит), сколько будет потрачено времени в человекочасах и, в конце концов, какой это может принести результат. Если все это можно покрыть одноразовой покупкой качественного оборудования, то тогда стоит задуматься.

Есть еще один вариант – аренда оборудования. Это намного менее затратное мероприятие и к тому же позволяет выбрать локацию – место проведения видеоконференции. Но не в каждом офисе есть достаточно пространства, чтобы разместить всех нужных сотрудников на время переговоров одновременно. Если вы проводите встречи в арендуемых помещениях, то и оборудование имеет смысл брать в аренду.

Но чтобы достичь впечатляющего результата, ни в коем случае нельзя обращаться в первую попавшуюся контору. Здесь нужен партнер, имеющий многолетний опыт инсталляции и поддержки систем ВКС.

В нашей ситуации, мы долго выбирали среди достойных компаний и остановили свой выбор на ДЕКОМ УКРАИНА. Эта компания уже 15 лет на рынке видеоконференцсвязи и сотрудничает с ведущими мировыми производителями оборудования и программных решений в сфере медиа-технологий. Все возможные нюансы для них давно не секрет. Они способны порекомендовать все: что необходимо подготовить, в каком виде подать и какого эффекта можно ожидать.

Так что думайте, анализируйте, выбирайте. Для нашей компании видеоконференцсвязь стала просто прорывом, повседневным инструментом для эффективного ведения бизнеса. В современном мире очень много возможностей, технологии каждый день открывают новые двери, упрощают общение. Их внедрение в итоге становится не затратами, а существенной экономией.